در بدو تاسیس شرکت اعم از سهامی خاص، با مسئولیت محدود / تضامنی / موسسات غیرتجاری و ... باید در خصوص حق امضا شرکت تصمیم گیری شود. لذا شخص یا افرادی از هیئت مدیره که با اکثریت آرای مجمع عمومی و کلیه اعضاء به عنوان صاحبان امضاء مجاز شرکت انتخاب می شوند می توانند اسناد مالی و اوراق عادی و نامه های اداری شرکت را همراه با مهر شرکت امضاء نمایند.
در جریان تأسیس شرکت در جلسه مجمع عمومی فوق العاده هیئت مدیره شرکت، شخص یا افرادی که باید جزو اعضای هیأت مدیره باشند به عنوان امضاء کنندگان شرکت اعلام می شوند. امضا کنندگان شرکت می توانند کلیه اعضا یا تعدادی از آنها به تنهایی یا مشترکاً (مشترک) با مهر شرکت که بنا به تصمیم کلیه اعضا به ثبت می رسد باشند.
داشتن حق امضای شرکت، مسئولیتی حساس و مهم می باشد زیرا در صورت بروز مشکل صاحبان حق امضاء شرکت باید پاسخگو باشند زیرا کوچکترین سهل انگاری می تواند زیان هنگفتی به شرکت وارد کند. هر ذینفع می تواند با امضای اسنادی که توسط صاحبان حق امضاء شرکت انجام می شود، دادخواست خود را به مراجع ذیصلاح اعلام کند.
تعیین دارندگان امضاء شرکت با تصویب مجمع عمومی عادی یا هیئت مدیره تحت هر شرایطی باید در اساسنامه قید شود.
همچنین در صورتی که سهامداران شرکت بخواهند ماده مربوطه را در اساسنامه که در آن اختیار تغییر حق امضای شرکت ذکر شده است تغییر دهند، مجمع عمومی فوق العاده برای تغییر اساسنامه باید تشکیل شود. و در آن ماده در اساسنامه شرکت در خصوص حق امضا مقرر شده است که به دلخواه تغییر کند ولی در هر صورت اختیار تصمیم گیری در مورد حق امضای شرکت با مجامع عمومی عادی و هیئت مدیره شرکت است.
بسمه تعالی
صورتجلسه مجمع عمومی عادی بطور فوق العاده شرکت های سهامی خاص
نام شرکت: _______________ سهامی خاص
شماره ثبت: _______________
شناسه ملی: _______________
سرمایه ثبت شده: _______________ ریال
جلسه مجمع عمومی عادی شرکت _______________ (سهامی خاص) در ساعت _______________مورخ _______________ با حضور کلیه یا اکثریت سهامداران در محل قانونی شرکت تشکیل شد.
ابتدا در اجرای ماده 101 قانون تجارت مقرر شد:
آقا / خانم _______________ به سمت رئیس جلسه
آقا / خانم _______________ و آقا / خانم _______________ به سمت ناظرین جلسه
آقا / خانم _______________ به سمت منشی جلسه انتخاب گردیدند.
سپس رسمیت جلسه توسط رئیس جلسه اعلام شد و مجمع با حضور 100 درصد آرا به شرح ذیل تصمیم گرفت:
دستور جلسه: تعیین وضعیت حق امضا
کلیه اوراق و اسناد بهادار و تعهد آور شرکت از قبیل چک، سفته، بروات، قراردادها، عقود اسلامی با امضا _______________ با مهر شرکت و کلیه نامه های عادی و اداری با امضاء _______________ همراه با مهر شرکت معتبر می باشد.
کلیه سهامداران به _______________ وکالت با حق توکیل به غیر دادند که ضمن مراجعه به اداره ثبت شرکتها ذیل دفاتر ثبت را امضا نماید.
جلسه در ساعت _______________ همانروز خاتمه یافت.
لیست سهامداران حاضر در جلسه مجمع عمومی عادی مورخ _______________ شرکت _______________
_______________ دارنده تعداد _______________ سهم بانام _______________ ریالی
_______________ دارنده تعداد _______________ سهم بانام _______________ ریالی
_______________ دارنده تعداد _______________ سهم بانام _______________ ریالی
_______________دارنده تعداد _______________ سهم بانام _______________ ریالی
بسمه تعالی
نام شرکت: _______________ سهامی خاص
شماره ثبت: _______________
شناسه ملی: _______________
سرمایه ثبت شده: _______________ ریال
جلسه هیئت مدیره شرکت _______________ (سهامی خاص) در ساعت _______________مورخ _______________ با حضور کلیه سهامداران در محل قانونی شرکت تشکیل و تصمیم اتخاذ شد.
دستور جلسه: تعیین وضعیت حق امضا
کلیه اوراق و اسناد بهادار و تعهد آور شرکت از قبیل چک، سفته، بروات، قراردادها، عقود اسلامی با امضا _______________ با مهر شرکت و کلیه نامه های عادی و اداری با امضاء _______________ همراه با مهر شرکت معتبر می باشد.
کلیه اعضا به خانم/آقای _______________ وکالت با حق توکیل به غیر دادند که ضمن مراجعه به اداره ثبت شرکتها ذیل دفاتر ثبت را امضا نماید.
جلسه در ساعت _______________ همانروز خاتمه یافت.